Wenn aus Aktenbergen strukturierte Daten werden: Ein Praxisbeispiel der Allgemeinen Deutschen Schiffszimmerer Genossenschaft eG

Die Digitalisierung und Verarbeitung von Dokumentenbeständen gehört zu den zentralen Herausforderungen vieler WoWi-Unternehmen – insbesondere dort, wo große Mengen unstrukturierter Daten verarbeitet werden müssen. Ein Projekt von diafania mit der Schiffszimmerer Genossenschaft zeigt, wie durch den gezielten Einsatz von KI Lösungen nicht nur Effizienz und Qualität gesteigert werden können – sondern auch, wie ein aktiver Mehrwert für Mieter und Mieterinnen geschaffen werden kann.

Zwischen Papierflut und Portalstrategie: Die Ausgangslage

Die Schiffszimmerer Genossenschaft mit Sitz in Hamburg verwaltet rund 9.100 Wohneinheiten und betreut etwa 15.000 Mitglieder. Im Zuge der Einführung eines neuen Mitgliederportals entstand die Anforderung, umfangreiche Mieterunterlagen digital bereitzustellen.

Die Herausforderung lag dabei in der Struktur der vorhandenen Daten:

• Diese lagen unstrukturiert in rund 9000 eingescannten Mieterakten vor – ein Dokument hinter dem anderen mit bis zu 120 Seiten

• Neben relevanten Informationen wie Nutzungsverträgen und Zuzahlungsverarbeitung enthielten diese auch irrelevante oder sensible Inhalte wieMieterkommunikation, die nicht zur Verfügung gestellt werden sollten.

Eine rein manuelle Verarbeitung hätte nicht nur erhebliche Personalressourcen gebunden, sondern auch Risiken hinsichtlich Konsistenz und Datenschutz mit sich gebracht. Allein der Zeitaufwand für die Sichtung aller Akten wurde auf 260 Arbeitstage geschätzt. Auch mit einem größeren Team eine sehr aufwändige und fehleranfällige Aufgabe.

Vom Dokumentenchaos zur Systematik: Der Lösungsansatz

Gemeinsam mit der Allg. deutschen Schiffszimmerer Genossenschaft eG hat diafania einen strukturierten und skalierbaren Ansatz zur Dokumentenverarbeitung entwickelt und umgesetzt. Dabei stand nicht nur die Technologie im Fokus, sondern auch eine enge, lösungsorientierte Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Kernbestandteile der Lösung waren:

• Automatisierte, seitenweise Kategorisierung relevanter Dokumente

• Gezielte Nachvalidierung einzelner Seiten, die durch kluge Validierungslogik aufgezeigt wurden, um höchste Qualität sicherzustellen

• DSGVO-konforme Verarbeitung durch integrierte Prüfmechanismen

• Extraktion und standardisierte Neubenennung der relevanten Dokumente

Norman Motl, Prokurist & Leiter Unternehmensentwicklung & IT

Messbare Wirkung: Wenn Effizienz greifbar wird

Die Resultate des Projekts zeigen deutlich das Potenzial datengetriebener Automatisierung:

• Einsparung von rund 260 Tagen manueller Arbeitszeit

• Bereitstellung eines größeren Datenumfangs als ursprünglich gehofft

• Hohe Qualität und Konsistenz der aufbereiteten Dokumente

Besonders hervorzuheben ist die Geschwindigkeit: Innerhalb weniger Wochen konnte der Großteil der relevanten Dokumente bereitgestellt werden – termingerecht und im geplanten Umfang.

Zusammenarbeit, die trägt: Mehr als nur Technologie

Neben den technischen Ergebnissen war vor allem die Zusammenarbeit ein zentraler Erfolgsfaktor. Durch eine enge Abstimmung, schnelle Iterationen und ein klares gemeinsames Ziel konnte das Projekt nicht nur effizient umgesetzt werden – sondern auch mit einer spürbar positiven Dynamik.

diafania hat das Projekt dabei aktiv gesteuert – von der Konzeption bis zur Umsetzung – und sichergestellt, dass Anforderungen präzise übersetzt und effizient realisiert wurden.

Das Feedback vom Projektverantwortlichen Norman Motl, Prokurist und Leiter Unternehmensentwicklung IT, unterstreicht dies:

„Ohne diafania hätten wir nur einen Bruchteil der Dokumente bereitstellen können. Mit diafania haben wir über 95 % in wenigen Wochen erreicht. Die Zusammenarbeit hat sehr viel Spaß gemacht.“

Solche Rückmeldungen zeigen, dass erfolgreiche Projekte nicht allein durch Technologie entstehen, sondern durch Vertrauen, Verlässlichkeit und partnerschaftliches Arbeiten.